Relatório para o proprietário no aluguel por temporada: o que enviar todo mês

O proprietário de um imóvel administrado quase nunca está lá. Ele não vê a limpeza, não conversa com o hóspede e não acompanha o eletricista. O que chega até ele é o repasse na conta e, de vez em quando, uma notícia ruim. Sem relatório, é com essas duas informações que ele julga o seu trabalho. O relatório mensal muda isso: mostra o mês inteiro, com prova, antes que ele precise perguntar.

Este guia é para coanfitriões e administradoras que prestam contas a donos de imóveis: o que mandar, com que frequência, em que formato e com que prova, e um modelo para copiar. A conferência da limpeza feita pela equipe está em equipe de limpeza no aluguel por temporada.

Por que o relatório mensal segura o proprietário

Quem entrega um imóvel para outra pessoa administrar troca controle por tempo. A dúvida que fica é sempre a mesma: o imóvel está sendo bem cuidado e o dinheiro está sendo bem gasto? Um relatório regular responde antes da pergunta.

• Menos ligação e menos desconfiança. O dono que recebe o resumo todo mês, na mesma data, não precisa telefonar para saber. Quando algo dá errado, ele já conhece o caminho que você segue para resolver.
• Decisões mais rápidas. Trocar o colchão ou pintar a sala: o proprietário aprova com mais facilidade o que vem com foto, orçamento e histórico.
• Registro para você. O relatório enviado prova que você informou, e o quê, numa conversa difícil sobre um gasto ou um dano.

O relatório não substitui o contrato de administração, que define o que você faz, quanto cobra e quem paga o quê. Ele mostra, mês a mês, que o contrato está sendo cumprido. Como precificar esse trabalho está em quanto cobrar como coanfitrião.

O que incluir: os oito blocos do relatório

Um bom relatório mensal cabe em poucas páginas e segue sempre a mesma ordem, para o proprietário saber onde procurar cada coisa. Estes oito blocos cobrem o que um dono costuma querer saber:

Repare que todo bloco tem uma coluna de prova. É ela que transforma o relatório numa prestação de contas, e não numa opinião sobre o mês.

Ocupação e receita: use os números da plataforma

Ocupação e receita são os números que o proprietário mais olha, e os que mais geram discussão quando não batem com o extrato dele. Copie os números como a plataforma informa, diga de onde vieram e em que data foram extraídos, e não refaça a conta por outro critério. Um cálculo seu, como a ocupação somando todos os canais, vai identificado como seu.

No Airbnb, a Central de Ajuda (consultada em outubro de 2026) descreve três caminhos úteis para o relatório:

• Relatórios de ganhos. O Airbnb gera sozinho extratos mensais e anuais, que podem ser divididos por anúncio e por forma de pagamento e baixados em PDF. Dá para criar um relatório personalizado, escolhendo as datas e os anúncios, e exportar uma planilha (CSV) com os ganhos, a taxa de serviço do anfitrião, a taxa de limpeza, os ganhos brutos e os impostos retidos de cada pagamento (Central de Ajuda do Airbnb: baixe um relatório de ganhos).
• Ocupação e tarifas. Em Insights, na seção Ocupação e tarifas, aparecem a taxa de ocupação (noites reservadas sobre noites disponíveis), a taxa de cancelamento, a duração média da estadia e o preço por noite, com comparação com anúncios semelhantes da região. Se a aba Desempenho não aparecer, é preciso ativar as ferramentas de hospedagem profissional (Central de Ajuda do Airbnb: dados de ocupação e preços).
• Acesso do coanfitrião. Pela tabela de permissões do Airbnb, só o coanfitrião com acesso total consulta o painel de ganhos, com os pagamentos futuros e os já feitos. Quem tem acesso ao calendário e às mensagens, ou só ao calendário, não vê (Central de Ajuda do Airbnb: o que coanfitriões podem fazer).

Com mais de um canal (Airbnb, Booking.com, reserva direta), mostre uma linha por canal, cada uma com a sua fonte, e só depois o total. Na reserva direta, a fonte é o seu controle de recebimentos e o contrato de cada hóspede, assunto de contrato de aluguel por temporada.

Estadias, limpeza e danos: cada linha com a sua prova

O bloco da operação é onde o relatório ganha credibilidade. Para cada estadia do mês, o proprietário deveria conseguir ver, se quiser, como o imóvel ficou quando o hóspede saiu.

• Uma vistoria por saída de hóspede, com fotos dos mesmos pontos de cada cômodo, com data e hora. O roteiro está em inspeção após o checkout.
• A contagem do inventário quando faltou ou quebrou algo: eram 8 toalhas, ficaram 7, com a foto.
• Cada dano com a sua história: o que foi, em qual estadia, o que você fez e em que pé está. Se houve pedido de reembolso, o número do pedido e o resultado, quando sair. Como montar essa prova está em inventário e vistoria para o AirCover.
• Limpezas fora do padrão e o que foi feito, sem esconder. O proprietário confia mais em quem mostra o problema e a correção do que em quem diz que está tudo perfeito.

Não é preciso colar todas as fotos no corpo do relatório. Um resumo por estadia, com o link ou o anexo da vistoria, basta: quem quiser conferir, confere.

Manutenção e compras: separe o que você pagou do que vai cobrar

É no dinheiro que nascem as discussões. O erro mais comum é juntar numa linha só o que você pagou ao fornecedor, a sua taxa e o que está cobrando do proprietário, sem comprovante. Mesmo quando a conta está certa, ela parece errada.

Uma prática que evita isso é registrar cada gasto com os campos separados, como no exemplo:

"Valor pago" e "valor cobrado" ficam separados de propósito: mesmo quando são iguais, o proprietário vê que existe um comprovante para o primeiro. Taxa de administração sobre manutenção, se o contrato prevê, aparece como linha própria, nunca embutida no preço do serviço. O que será cobrado do hóspede ou pedido à plataforma fica numa lista de pendentes até o dinheiro entrar.

Como trabalhar com eletricistas, encanadores e outros prestadores, do chamado ao recibo, está em manutenção com prestadores. O que conferir no plano preventivo, e quando, está em manutenção em aluguel por temporada.

Frequência: todo mês, e aviso na hora quando algo acontece

O relatório mensal funciona melhor com data fixa, combinada com o proprietário, num dia que dê tempo de baixar os relatórios de ganhos do mês fechado. Você prepara sem correria, e ele sabe quando procurar.

Mas há coisas que não podem esperar o fim do mês:

O valor acima do qual você precisa de aprovação antes de contratar um conserto deve estar no contrato de administração. Sem esse limite combinado, cada conserto vira uma negociação.

Formato: link, PDF e a sua marca

Uma combinação que funciona bem: o resumo do mês em PDF ou no corpo do e-mail, com os links das vistorias de cada estadia. O proprietário lê o resumo em dois minutos e só abre as fotos do que quiser conferir.

E use a sua marca. O relatório é a parte do seu trabalho que o proprietário mais vê; com o seu logo, as suas cores e o seu contato, ele lembra quem cuida do imóvel.

Sobre dados pessoais: o proprietário precisa saber o que aconteceu no imóvel, não o telefone, o documento ou a conversa inteira com cada hóspede.

Modelo de relatório mensal para copiar

Use a estrutura abaixo como ponto de partida e ajuste ao que está no seu contrato de administração. O importante é manter a mesma ordem todos os meses.

Erros comuns no relatório para o proprietário

1. Mandar só números, sem prova. Repasse sem a fonte, gasto sem recibo, dano sem foto. O proprietário aceita uma vez; na segunda, começa a conferir tudo.
2. Misturar o que você pagou com o que vai cobrar. Taxa embutida no preço do conserto, reembolso pendente somado como se já tivesse entrado.
3. Guardar o problema para o fim do mês. O relatório mensal confirma o que já foi conversado; não é o lugar da primeira notícia.
4. Refazer a conta da plataforma. Uma ocupação calculada por outro critério, sem aviso, vira divergência com o extrato do dono.
5. Mudar o formato todo mês. O dono aprende onde procurar cada coisa.
6. Expor o que não devia. Senha da fechadura, endereço completo num link que circula, dados de hóspedes.

Como fica na Vistorize

A Vistorize não traz ocupação nem receita: esses números continuam vindo das plataformas. O que ela cobre são os blocos de prova do relatório, na vistoria de aluguel por temporada:

• Relatório com link de cada vistoria. Abre sem login, só para leitura, com as fotos, os vídeos e as respostas, e pode ser enviado pelo WhatsApp. Não mostra endereço completo, código da fechadura, instruções nem nomes da equipe.
• Com a sua marca. Logo, cor, nome e contato da sua empresa, em todos os planos; a Vistorize fica só em "Feito com Vistorize", no rodapé.
• Fotos com data e hora gravadas e o tempo total do serviço no relatório.
• Uma vistoria a cada checkout do Airbnb, criada sozinha a partir do link de calendário (iCal) do anúncio. Nos outros canais, você agenda no app.
• Inventário com quantidade esperada: a diferença na contagem aparece em destaque no relatório.
• PDF dos tickets abertos no mês, por unidade, para mandar ao proprietário, com as fotos de cada ticket, o valor do serviço e o nome do prestador. Responsáveis, prazos, comentários e a linha do tempo ficam de fora.
• Indicadores e Diário do imóvel, para você: por unidade, check-outs sem limpeza feita, vistorias no prazo, tickets abertos e o custo de manutenção do período, e a linha do tempo dos tickets e comentários de cada imóvel.

O fechamento financeiro (repasse, taxa de administração e saldo) continua na sua planilha ou no seu sistema financeiro.

Perguntas frequentes

Fontes

• Airbnb: Baixe um relatório de ganhos (Central de Ajuda)
• Airbnb: Como devo interpretar meus dados de desempenho de ocupação e preços? (Central de Ajuda)
• Airbnb: O que coanfitriões podem fazer (Central de Ajuda)
• Airbnb: Proteção ao anfitrião contra danos (Central de Ajuda)

Conteúdo informativo, publicado em outubro de 2026. Regras de plataformas como o Airbnb e normas técnicas podem mudar; confira sempre a fonte oficial. Este texto não substitui orientação jurídica, contábil ou de um profissional habilitado.